Politique de confidentialité

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (LPRPDE), Clinique Vétérinaire Amica Inc. a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez le joindre à l'adresse info@cliniqueamica.vet ou par la poste au 1175 rue de Courchevel, Bureau 105, Lévis, QC G6W 0T2 pour toute question relative à la présente politique, à l'exercice de vos droits ou à un incident de confidentialité.

2. Renseignements personnels que nous recueillons

Nous recueillons uniquement les renseignements personnels nécessaires aux fins ci-dessous. Selon les services utilisés, ces renseignements peuvent inclure :

• Identité et coordonnées : nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale. • Renseignements sur votre compte : identifiants, mot de passe (chiffré), préférences de communication, historique des connexions. • Renseignements relatifs à vos animaux : nom, espèce, race et photo de profil (si fournie par le client). • Renseignements liés aux candidatures d'emploi : nom, coordonnées, CV et communications connexes. • Renseignements transactionnels : rendez-vous, factures, paiements (les coordonnées bancaires sont traitées par notre prestataire de paiement et ne sont pas conservées sur nos serveurs). • Renseignements techniques : adresse IP, type de navigateur, pages consultées, témoins (voir section Témoins).

La fourniture de certains renseignements est nécessaire pour vous offrir le service demandé; vous serez informé du caractère obligatoire ou facultatif au moment de la collecte.

3. Finalités de l'utilisation

Vos renseignements personnels sont utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, soit :

• Prendre, gérer et confirmer vos rendez-vous; • Vous transmettre des rappels et des communications liées à vos rendez-vous; • Facturer et percevoir le paiement de nos services; • Traiter les candidatures d'emploi et communiquer avec les candidats; • Sécuriser le site et prévenir la fraude; • Répondre à vos demandes et améliorer nos services; • Respecter nos obligations légales, réglementaires et professionnelles.

4. Consentement et fondement juridique

Nous traitons vos renseignements personnels sur la base de votre consentement, de l'exécution d'un contrat de service, du respect d'une obligation légale ou de notre intérêt légitime à exploiter la clinique.

Lorsque la loi exige un consentement (par exemple pour les témoins non essentiels ou les communications marketing), celui-ci est obtenu de façon expresse, libre, éclairée et spécifique, et peut être retiré en tout temps sans conséquence sur les services essentiels.

5. Témoins (cookies) et technologies similaires

Notre site utilise des témoins. Conformément à la Loi 25, les témoins non essentiels sont désactivés par défaut tant que vous n'avez pas donné votre consentement exprès via notre bandeau de consentement.

• Strictement nécessaires (toujours actifs) : indispensables au fonctionnement du site, à la sécurité et à la mémorisation de vos préférences de confidentialité, incluant le témoin de session qui vous garde connecté à votre portail client. • Fonctionnalités (avec consentement) : mémorisation de la langue et des préférences d'affichage. • Analytique (avec consentement) : Google Tag Manager et Google Analytics 4 pour mesurer l'audience et améliorer le site. Le mode Consentement de Google (Consent Mode v2) est activé : aucune donnée d'analyse n'est transmise tant que vous n'avez pas accepté. • Publicité (avec consentement) : pixel Meta/Facebook et autres outils publicitaires utilisés, le cas échéant, pour mesurer nos campagnes. • Personnalisation (avec consentement) : intégrations et boutons de partage provenant de plateformes sociales.

Votre choix est conservé pendant 12 mois, puis le bandeau vous est présenté à nouveau. Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à tout moment via le bouton « Préférences de témoins » dans le pied de page.

6. Durée de conservation

Nous ne conservons vos renseignements personnels que le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles ils ont été recueillis ou tel que requis par la loi.

• Données de facturation : conservées pour la durée prescrite par les lois fiscales canadiennes (au moins six ans). • Données de compte client : conservées tant que le compte est actif, puis supprimées ou anonymisées dans un délai raisonnable après sa fermeture. • Données de candidature d'emploi : conservées le temps du processus d'embauche, puis supprimées ou anonymisées dans un délai raisonnable. • Données analytiques : conservées sous forme agrégée; les identifiants techniques sont conservés au maximum 14 mois.

À l'expiration de ces délais, les renseignements sont détruits ou anonymisés de façon sécuritaire.

7. Communication à des tiers

Nous ne vendons ni ne louons jamais vos renseignements personnels. Nous pouvons les communiquer uniquement :

• À nos prestataires agissant pour notre compte (hébergement, infonuagique, traitement des paiements, courriels transactionnels, analyse) liés par contrat à des obligations de confidentialité et de sécurité au moins équivalentes aux nôtres. • Aux autorités compétentes lorsque la loi l'exige (assignations, ordonnances, obligations professionnelles). • Avec votre consentement, dans tout autre cas non prévu ci-dessus.

8. Communication ou stockage à l'extérieur du Québec

Certains de nos prestataires (par exemple notre hébergement infonuagique, nos outils analytiques et notre messagerie) peuvent stocker ou traiter des renseignements à l'extérieur du Québec, notamment au Canada, aux États-Unis ou en Europe. Avant un tel transfert, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et nous nous assurons par contrat que les renseignements bénéficieront d'une protection équivalente à celle prévue par les lois québécoises et canadiennes.

9. Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité physiques, organisationnelles et techniques raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés. Ces mesures incluent notamment le chiffrement des communications (HTTPS), le chiffrement des mots de passe, la limitation des accès au personnel autorisé, la journalisation et la sauvegarde régulière des données.

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous en aviserons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information du Québec, conformément à la loi.

10. Vos droits

Conformément à la Loi 25 et à la LPRPDE, vous avez le droit de :

• accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet; • faire rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques; • demander la suppression (désindexation ou cessation de diffusion) lorsque la loi le permet; • retirer en tout temps votre consentement à un traitement fondé sur celui-ci, y compris au dépôt de témoins non essentiels; • obtenir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez communiqués (droit à la portabilité); • déposer une plainte auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels et, en cas d'insatisfaction, auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca).

Nous répondons aux demandes dans les 30 jours suivant leur réception.

11. Décisions automatisées

Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels qui produirait à votre égard des effets juridiques ou vous affecterait de manière significative. Si une telle pratique devait être mise en place, vous en seriez informé conformément à la Loi 25 et auriez le droit de présenter vos observations à un membre du personnel.

12. Renseignements concernant les mineurs

Nos services s'adressent à des adultes (propriétaires d'animaux). Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels concernant des mineurs de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale.

13. Modifications de la présente politique

Nous pouvons modifier cette politique afin de refléter les évolutions de nos pratiques ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de la page. En cas de changement important, nous vous en informerons par un moyen approprié (avis sur le site, courriel, mise à jour du bandeau de consentement).

14. Nous joindre

Pour toute question, demande d'accès, de rectification ou plainte concernant la protection de vos renseignements personnels :

Clinique Vétérinaire Amica Inc. Responsable de la protection des renseignements personnels 1175 rue de Courchevel, Bureau 105 Lévis (Québec) G6W 0T2 Courriel : info@cliniqueamica.vet